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如何用會議引導參會者達成共識?


中國營銷傳播網, 2019-12-11, 作者: 薛家海, 訪問人數: 6709


  作為管理者,通常會利用各種會議調動人們工作積極性、促進高質量合作,稱之為:統一思想認識,明確目標、達成共識,因此開會這種手段是管理者必用的基本技能。領導人及管理者的管理工作是否有效,在于他們能否有能力領導團隊群策群力去實現目標。這就需要經理們、領導們是否具備高效引導一個又一個會議的能力。不開會的領導幾乎沒有,會開會的領導卻不多。筆者就日常會議心得,介紹兩項引導參會者打開腦洞,讓群策群力成為現實的會議工具,供大家參考。

  大家都知道“頭腦風暴”這種會議形式,常常用于擺脫常規思維模式,讓富有創意的想法自然而然的產生,讓大家參與其中,激發團隊就某個問題點延展出無限的解決方案。但當參會者不愿在眾人面前表達自己的想法,或者因為領導在場而有顧慮時;或者參會者有比較強勢的人掌控話語權時;或者討論的問題比較敏感時等等,如上情形的“頭腦風暴”效果就會大打折扣。遇到以上情況不妨鼓勵大家用匿名的方式表達自己的想法,比如在空白紙上獨自寫出自己的想法,然后傳遞給其他人,由他們在此基礎上構建自己新的想法。我們姑且稱為:書寫式頭腦風暴。具體方法流程見下圖:

  步驟 內容要求 備注

  第一步 公布頭腦風暴主題或需解決的問題。 解釋流程

  第二步 每人派發紙片,請他們獨立思考寫下想法。 匿名寫3-5分鐘

  第三步 把自己的紙片對折后投到指定區域并攪亂。 會議桌中心位置

  第四步 要求大家從指定區域抽取他人的紙片。 抽到自己時互換

  第五步 對自己抽到的紙片上寫下自己的想法和評價。 3-5分鐘

  第六步 同樣方法再做一輪傳遞,紙片加入第三人想法 3-5分鐘

  第七步 一輪結束后,要求每個人讀出手中紙片內容 不限時

  第八步 就這些點子展開討論交流并作記錄 用白板紙記錄

  第九步 應用多項投票的方法選出最有效力的想法 結束

    部門間的配合協調往往是讓管理者最頭痛的問題之一,部門間仿佛有一道看不到的墻,站在自己部門的立場思考不能說不對,但如何配合其他部門同事并了解他們的需求卻很難。管理者通常的做法是做部門間的調停人,等到部門間配合有問題了,流程受阻了就臨時開會就事論事或者用領導命令來壓制一方,效果往往不盡人意,還讓部門間責任人心生嫌隙,不利工作開展。這種部門間的負面情緒怎么解決?有沒有某種會議形式可以促進雙方關系改善達成共識呢?筆者在下面介紹一種新的會議形式,稱之為:供需對話。具體方法流程見下表:

  步驟 內容要求 備注

  第一步 確定這個活動的供需對話雙方; 成員、領導、小組等

  第二步 約定合適的談話規則,鼓勵雙方坦誠表達 建立積極正向氛圍

  第三步 獨立思考己方對對方的需求、期望 雙方分開20-30分鐘

  第四步 雙方填寫好自己需求清單后再召集起來 一方分享另一方聆聽

  第五步 確保雙方都聽清楚對方的需求并認可對方 再次分開思考如何幫助對方

  第六步 再次召集在一起分享各自能提供的支持 充分討論

  第七步 一起做個總結,總結大家的心聲并積極反饋 明確總結承諾要采取的行動

  合作雙方遇到分歧沖突或者部門成員間關系緊張時應用供需對話這種會議工具會收到很好的效果,這種形式鼓勵了大家運用正向積極的語言,描述過去和對現狀的顧慮及擔心,并能尋找出積極改善的方法。

  時代在發展,舊有的控制型的工作方式面臨越來越無效的局面。領導者如何引導團隊成員主動貢獻、積極參與已經成為一門技術。無論時管理之道,還是管理之術,構建積極和諧的團隊關系氛圍因該是每一名管理者不懈努力的方向。

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